4 tips om je inbox te organiseren als ondernemer

Ervaar jij jouw inbox ook als een vervelende taak die veel tijd kost? Meestal is het een chaos met allemaal ongelezen mail wat nooit lijkt op te houden.

Zo had ik laatst een klant die te laat haar mails beantwoorde waardoor ze klanten liet lopen. Want wanneer zij reageerde was de interesse of urgentie vaak alweer weggezakt en hoefden ze geen gesprek meer. Of nog erger, waren ze al met de concurrent in zee gegaan.

Als je dus bedenkt hoeveel het niet organiseren van je mailbox aan tijd en omzet kost, is het belangrijk om daar controle over te krijgen. Maar voordat je doorleest nog even dit...

Wil jij meer tijd vrijmaken in je agenda zodat je kan groeien je je bedrijf? En wil je weten hoe je minimaal 8 uur per week bespaart? Download dan hier gratis e-book

Okay en dan nu de 4 tips waar je op zit te wachten :-).

1. Vaste tijden aan je inbox werken
Handel je mail op vaste tijden af. Veel onderneemsters bekijken hun mail tussendoor. Dit zorgt ervoor dat je continue moet switchen tussen taken, wat veel tijd en focus kost. Elke mail die je leest en beantwoord kost energie. Wanneer je het tussendoor blijft doen, kom je niet in de flow van afronden van taken. Mijn advies is dat je niet vanuit je inbox werkt of je inbox je dag laat bepalen. Bekijk je inbox 2x per dag en dan rond 11:00 uur en 15:00 uur. Zo begin je jouw ochtend eerst met de prio’s.

Tijdbesparing: min. 2,5 uur per week. 

2. Labels toevoegen aan inkomende mails

Veel mails die we binnen krijgen zijn hetzelfde. Denk aan alle facturen die je binnenkrijgt. De meeste ondernemers handelen elke mail dan handmatig door het naar een mapje te slepen. Als er al een mapje is ;-). In je inbox kan je ook makkelijk labels toevoegen, zodat wanneer er een mail komt met een factuur, deze mail direct naar je mapje van ‘facturen’ wordt gestuurd. Hierdoor hoef jij niet alle mails handmatig te doen en kan je 1x in de week door het mapje gaan en alles afhandelen. 

Tijdbesparing: min. 1 uur per week 

3. Sturen plannen van je mail

Dit is een functie binnen je inbox die veel onderneemsters niet kennen of niet gebruiken, maar dit is echt heel handig. Je kan het versturen van je mail namelijk inplannen. Dus wanneer jij bijvoorbeeld om 15:00 uur je mail aan het afhandelen bent en niet direct weer een antwoord in je mailbox wilt, kan je die mails inplannen dat ze later verstuurd worden. Zo handel je alle mails af zonder dat je direct een reactie krijgt en daarmee aan de slag moet. 

Tijdbesparing: min. 30 minuten per week 

4. Templates maken voor beantwoorden van je mail

Last but not least, maak zo veel mogelijk gebruik van templates. De meeste mails die we versturen lijken vaak op elkaar. Hoe tijdrovend is het dan als je elke mail weer opnieuw helemaal moet typen. Neem e-mails die je heet meest schrijft en maak daar een template van. Bij het versturen kan je nog een persoonlijke touch toevoegen en hup daar gaat ‘ie de deur uit. 

Tijdbesparing: min. 2 uur per week 

Meer hulp nodig? Download mijn gratis e-book of boek direct een 1 op 1 workshop.

Productieve Groet, Ibtissam.